周日在科博馆的演讲，课后一位女学生问我「如何整理多活动大量资料？」，我直接示范使用Devonthink，管理多活动资料的方式，结果她也满意 地离开，我觉得重点只有一个「依照不同的活动分类」。在回家的路上，我想到虽然看似简单，但事实执行时很多人一定有类似的问题，因此我也写这篇文章来说明 我是如何做到的。
Devonthink是什么呢？简单的说他就像是Everonote一样，非常容易储存文字、图片及文档。好，问题又来了，「为何不用免费又多平台的 Evernote呢？」（详情请看文章第四点），简而言之，因为我用电脑量很大，因此需要收集更快的工具，放更大档案的容器，好的工具除了使用体验更好， 也省下更多时间。
先举例来说，我有很多的任务，每个任务在几个月前就会接到很多email及文稿，这时候我需要一个任务收件匣，依照不同任务来放这些资料，之后才能做好任务规划及任务行动等接下来的事情。Devonthink就帮助我来放每个任务的文档及资料的地方。
这也就是一开始提到「依照不同的活动分类」，我觉得Devonthink把任务收件匣、任务规划过程中快速检视、做好详尽的任务分类做的非常好，今天我们一一来介绍。
1 超级强力的收件匣
上周四的晚上打电话给好友东华请教他是否用过Devonthink for Mac，并和他请教如何使用，其实一个好软体就像是一本好书，但是经典好书不容易读，常常不知其门而入，经过东华两分钟指点，立刻茅塞顿 开，Facebook上柯耀宗老师曾经提到「快速解开困惑，就能释放强大力量」，经过东华指点的我，立刻将Devonthink运用自如，发挥强大的作 用。
东华和我讲的就是「把Group(下面会解释)放进档案收件匣」就好了，这个概念一句话就让我弄通了Devonthink，简单的 说，Devonthink档案收件匣里面有九宫格(见上图)，只有一个inbox是固定的，剩下都可以摆进不同的任务（Group）捷径，因此我们可以针 对不同任务建立不同的档案系统，首先，我们在Devonthink内部建立这个任务的Group，第二步，将这个Group拖拉到收件匣中，自动建立一个 捷径，第三步，把和这个任务的文档拖拉进去，这样就开始管理我们任务的捷径啰。
这个九宫格档案系统收件匣设计得非常巧妙，平时是静静存在荧幕边缘的标签，只要移动滑鼠到上面一按，就可以打开档案收件匣。接着拖入不同的档案，例如文书、相片、简报、PDF、一段文字、网页连结等，视觉化的分类方式，真的是太方便了。
以前提过的Omnifocus是杂事的任务收件匣，目的是便于未来加工成行动，Devonthink是档案收件匣，便于任务档案管理的存档，两者搭 配使用更是强力（Devonthink可以建立一个连结，贴入Omnifocus中，即可连结二者）。其实一般人都忽略了在电脑要建立一个收件匣，利用很 简单的方法就能让文档及破碎的资讯可以整理得更好，善用一些好程式，可以帮助自己做好这些事情，这是很棒的。
2 直接 检视/修改 档案
当我们的任务档案放进去Devonthink的收件匣，通常是任务开启，逐步推进的时段，因此在任务进行的时候会有常常检视及修改的需求，因此 Devonthink内建了快速浏览各种档案的功能，必要时也可以快速开启档案，这功能十分方便，以下就常见的档案检视/修改加以分析。
iWork及Office系列档案：这些档案都可以快速浏览。（上圖是Excel）
pdf：内建的PDF检视器非常快速，还可以加注解。
mp3: 内建简易型音乐播放器，只能说是堪用。
mov:也是简易播放功能。
图片：可以做些简单相片后制效果，可以做些类似iPhoto可以做到的事情，我常常把演讲相片放进去，所以这点不错。
网页连结：内建简易浏览器可以开启，很方便。
text：我们也可以快速检视及编修txt格式文件，裡面有個簡單的文字處理器，一切可以在Devonthink中完成。
Devonthink这样做的优点是什么？和Finder及Evernote差别在哪里？其实只有三个字「快、快、快」，我们使用好工具，就是为了 节省时间Devonthink帮助我在任务执行中快速浏览文件档案，从任务建立，进行中，任务存档都有良好的设计及管理，确实非常方便。
3 实例：建立年度任务资料存档
最近请了我家好朋友苗爸爸帮我们设计新居平面，去参观苗爸爸办公室时，最让我印象深刻的是他把他历年的作品，都整理的非常好，随时可以调出当年的案子，解说当时是如何设计，真的很有说服力。回家的路上，我和老婆说要和苗爸爸学习，让自己的任务资料可以整理得更好。
没想到在使用Devonthink过程中就让我明确知道了一件事情，苗爸爸其实就是把他历年的任务，分门别类地分类，因此我也在Devonthink中建立了任务清单，依照一年年的资料放入。（记得一开始提到「依照不同的活动分类」吗？）
我也发现我的档案管理其实很单纯，每次研习会就是投影片、学员清单、八页小书、课后的相片、课程举办心得，等固定的资料，这样我就能够依照时间，把任务的资料，长期地存档，一年或两年再搬出笔电的硬碟之外。
这样一年一年的资料累积，就能和苗爸爸一样建立丰富的档案系统，这也是我一直希望做到的。能够让自己持续地进步，这种感觉真好。
4 Why 不是Evernote?
本来我是利用Evernote来管理文件，但是一直觉得有些缺憾，也列举三个不选择Evernote作为文档收件匣的原因：
a 大型的文件，比如视频、音频、素材等如果通过Evernote进行归类，免费用户每月60m上传容量（收费用户每月1G的容量）有限制，这样子对我而言不大方便，现在用Devonthink的限制是硬碟大小，我也准备再购买阵列硬碟等储存工具。
b 缺乏无限阶层分类，Evernote归档时不容易把档案做复杂的分类，而且视觉上看起来很混乱。而Devonthink可以做无限制阶层分类，这样方便我把整年的档案复制到其他的储存设备备份，档案整理方便。
c. Devonthink的收件匣做得非常好，可以更加快速地归档，这是一个杀手级运用，也是关键的因素。
目前我把Evernote当做任务在要执行时的抬头显示器，例如在其他城市移动，把地图，电话，地址放在Evernote中，可以同步到手机，这样 就很方便，把收件匣和整理完的资料分开。使用软体这些年来，充分感受到对于每天都要处理的事情，就要搭配优异工具的重要性，在我看来Devonthink 就是文件档案管理的优异工具，也提供大家参考。
结语
Devonthink功能当然不仅于此，他还有优质的搜索引擎，多种地检视模式，iPad同步支援，这篇文章就基本功能介绍，未来有机会再来介绍复杂的功能。
青春就应该这样绽放 游戏测试：三国时期谁是你最好的兄弟！！ 你不得不信的星座秘密
No comments:
Post a Comment